Loperpraat – Over planning en organisatie in tijden van chaos

Ik heb eigenlijk geen tijd om deze blogpost te schrijven. Het zijn immers drukke tijden. Op professioneel vlak betekent de maand november traditiegetrouw bergen werk verzetten op en voor school. Bovendien werkte ik enkele dagen op de Boekenbeurs en volg ik dit weekend een bijscholing. Dat ik dan ook nog eens 9 trainingen per week probeer in te plannen voor mijn eerste duatlon over 4,5 week helpt mijn agenda niet bepaald vooruit. In tijden van chaos word ik onrustig als ik het idee krijg achter de feiten aan te hollen. Ik ontwikkelde dan ook verschillende methoden om drukte te handhaven en stress tot een minimum te beperken. Dat werkt. Meestal toch.

Enkele jaren geleden las ik David Allens bestseller Getting Things Done – How to Achieve Stress-free Productivity. Net zoals The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen R. Covey is dit boek hét standaardwerk om te leren hoe je tijd nuttiger en efficiënter te besteden en komaf te maken met uitzichtloze to-dolijstjes. Allen gebruikt de benaming stuff om alles aan te duiden wat ons bezighoudt en mogelijk stress veroorzaakt. Denk hierbij aan werkgerelateerde deadlines en dingen die je niet mag vergeten, maar net zo goed huishoudelijke beslommeringen en karweitjes of persoonlijke beslissingen die je aandacht vragen. Daarnaast heeft iedereen ook grootsere projecten en ideeën die niet meteen uitgevoerd moeten worden. Als al dat stuff niet gecentraliseerd wordt opgeslagen, dan zal ons geheugen herinneringen blijven doorsturen over waar je allemaal aan moet denken, waardoor het onoverzichtelijk wordt wat je nu juist moet doen en stress vrij spel krijgt. Allen noemt dit de gevreesde open loops.

Om je productiviteit te verhogen moet je dus ten allen tijde vermijden dat die losse flarden blijven ronddwalen en stress uitlokken door één duidelijke plaats te hebben waar ze allemaal gestockeerd worden. Dit magazijn kan je op digitale of papieren wijze organiseren en het moet aangekleed worden met verschillende rekken. Daarenboven moet je ervoor zorgen dat je enkel concrete acties noteert. Schrijf op je to-dolijst dus niet trip Parijs, maar denk na wat de eerstvolgende concrete actie is die je moet ondernemen om die trip te plannen. Bijvoorbeeld dat je je zus moet bellen om een datum vast te leggen. Elke actie die minder dan twee minuten in beslag neemt, moet je ook meteen uitvoeren. Voor mij was die werkwijze wel een eye opener. Ik realiseerde me dat ik stress en onrust ervaar als ik geen grip heb op het werk dat gedaan moet worden en de dingen die ik wil realiseren.

Als ik mijn weekplanning opmaak dan moet die realistisch en concreet zijn. Uit ervaring leerde ik dat het het geen voldoening geeft als je planning is in het weekend ga ik examens maken. Je kan namelijk nooit heel het weekend productief zijn en je zal altijd het idee hebben dat je niet genoeg hebt gedaan. Ik bepaal dus per dag hoeveel uur ik kan werken en specificeer welk examen klaar moet zijn. Hetzelfde geldt voor sport: ik bereken hoeveel uren ik gelopen of gefietst wil hebben en ik spreid die trainingen zo verstandig mogelijk over de beschikbare tijd. ’s Ochtends gaan lopen vind ik dan ook een win win situatie omdat het een nuttige training is waardoor er overdag tijd vrijkomt. Als het enigszins kan, probeer ik om to-do’s te combineren. Zo is mijn verplaatsing met de fiets naar de bijscholing in Brussel meteen ook een training.

Eén van mijn geliefde motto’s is dat geen tijd heel vaak betekent geen prioriteit. David Allen noemt het learn to prioritise. Ik vind het belangrijk om tijd vrij te maken voor de dingen die voor mij belangrijk zijn. Rust en momenten van ontspanningen horen net zo goed gepland te worden. Als ik een uur voor school heb gewerkt, heb ik daarna bijvoorbeeld een kwartier om een koffie te drinken en de boekenbijlage van de krant te lezen. Ook lezen is een activiteit die ingepland wordt als het druk is. Een boek verdient het niet gelezen te worden in ontelbare stukken en brokken. Bewuste leesmomenten garanderen een positieve leeservaring. Al is het soms verleidelijk om me letterlijk op te sluiten in mijn werkbubbel, sociaal contact helpt ook om de zinnen te verzetten. Na wat ontspanning ga ik des te productiever aan de slag. Tijd maken om te koken en te eten is voor mij ook prioritair. Goed eten geeft weer energie om verder te gaan.

Haast en spoed zijn ook in tijden van een overvolle agenda zelden goed. Elke minuut is kostbaar, maar dat betekent niet dat je in een constante modus van gehaastheid moet verkeren. Integendeel. Diverse vormen van lompheid en impulsiviteit loeren dan om de hoek. Zo sloeg ik deze week de deur van de fietsenstalling zo enthousiast dicht dat mijn sleutelbos ertussen geklemd zat en ik bijgevolg dus eens goed moest in- en uitademen om dit euvel de wereld uit te helpen. Dat momentje van helder nadenken loonde. De positivo in mij probeert ook de essentie van mindfulness te bedrijven in het dagelijks leven. Bewust bezig zijn dus met wat je doet. In het moment leven. Blij zijn met mijn werk en de bezigheden die ik heb. Als mijn benen moe zijn op de fiets, dan concentreer ik me bijvoorbeeld op de muziek in mijn oren of ik neem de omgeving rond mij op. De herfst levert mooie mind pictures op. Geen gebrek aan verwondering. Van lopen word ik gelukkig, zei ik dat al?

Van nature ben ik een goede organisator, maar minstens een even goede uitsteller. Ik onderneem soms pas grondige actie als de deadline in mijn nek hijgt. Natuurlijk draait mijn planning soms dus ook hopeloos in de soep. Op momenten dat het water me echt aan de lippen staat, ga ik eens bij mijn katten te rade: mijn persoonlijke zenmasters en slapende hoopjes gelukzaligheid. Het is niet toevallig dat er tegenwoordig zoveel zelfhulpboeken verschijnen waarin katten het ultieme voorbeeld van een stressvrij leven zijn. Tot een duif hun blikveld betreedt.