Loperpraat – Over planning en organisatie in tijden van chaos

Ik heb eigenlijk geen tijd om deze blogpost te schrijven. Het zijn immers drukke tijden. Op professioneel vlak betekent de maand november traditiegetrouw bergen werk verzetten op en voor school. Bovendien werkte ik enkele dagen op de Boekenbeurs en volg ik dit weekend een bijscholing. Dat ik dan ook nog eens 9 trainingen per week probeer in te plannen voor mijn eerste duatlon over 4,5 week helpt mijn agenda niet bepaald vooruit. In tijden van chaos word ik onrustig als ik het idee krijg achter de feiten aan te hollen. Ik ontwikkelde dan ook verschillende methoden om drukte te handhaven en stress tot een minimum te beperken. Dat werkt. Meestal toch.

Enkele jaren geleden las ik David Allens bestseller Getting Things Done – How to Achieve Stress-free Productivity. Net zoals The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen R. Covey is dit boek hét standaardwerk om te leren hoe je tijd nuttiger en efficiënter te besteden en komaf te maken met uitzichtloze to-dolijstjes. Allen gebruikt de benaming stuff om alles aan te duiden wat ons bezighoudt en mogelijk stress veroorzaakt. Denk hierbij aan werkgerelateerde deadlines en dingen die je niet mag vergeten, maar net zo goed huishoudelijke beslommeringen en karweitjes of persoonlijke beslissingen die je aandacht vragen. Daarnaast heeft iedereen ook grootsere projecten en ideeën die niet meteen uitgevoerd moeten worden. Als al dat stuff niet gecentraliseerd wordt opgeslagen, dan zal ons geheugen herinneringen blijven doorsturen over waar je allemaal aan moet denken, waardoor het onoverzichtelijk wordt wat je nu juist moet doen en stress vrij spel krijgt. Allen noemt dit de gevreesde open loops.

Om je productiviteit te verhogen moet je dus ten allen tijde vermijden dat die losse flarden blijven ronddwalen en stress uitlokken door één duidelijke plaats te hebben waar ze allemaal gestockeerd worden. Dit magazijn kan je op digitale of papieren wijze organiseren en het moet aangekleed worden met verschillende rekken. Daarenboven moet je ervoor zorgen dat je enkel concrete acties noteert. Schrijf op je to-dolijst dus niet trip Parijs, maar denk na wat de eerstvolgende concrete actie is die je moet ondernemen om die trip te plannen. Bijvoorbeeld dat je je zus moet bellen om een datum vast te leggen. Elke actie die minder dan twee minuten in beslag neemt, moet je ook meteen uitvoeren. Voor mij was die werkwijze wel een eye opener. Ik realiseerde me dat ik stress en onrust ervaar als ik geen grip heb op het werk dat gedaan moet worden en de dingen die ik wil realiseren.

Als ik mijn weekplanning opmaak dan moet die realistisch en concreet zijn. Uit ervaring leerde ik dat het het geen voldoening geeft als je planning is in het weekend ga ik examens maken. Je kan namelijk nooit heel het weekend productief zijn en je zal altijd het idee hebben dat je niet genoeg hebt gedaan. Ik bepaal dus per dag hoeveel uur ik kan werken en specificeer welk examen klaar moet zijn. Hetzelfde geldt voor sport: ik bereken hoeveel uren ik gelopen of gefietst wil hebben en ik spreid die trainingen zo verstandig mogelijk over de beschikbare tijd. ’s Ochtends gaan lopen vind ik dan ook een win win situatie omdat het een nuttige training is waardoor er overdag tijd vrijkomt. Als het enigszins kan, probeer ik om to-do’s te combineren. Zo is mijn verplaatsing met de fiets naar de bijscholing in Brussel meteen ook een training.

Eén van mijn geliefde motto’s is dat geen tijd heel vaak betekent geen prioriteit. David Allen noemt het learn to prioritise. Ik vind het belangrijk om tijd vrij te maken voor de dingen die voor mij belangrijk zijn. Rust en momenten van ontspanningen horen net zo goed gepland te worden. Als ik een uur voor school heb gewerkt, heb ik daarna bijvoorbeeld een kwartier om een koffie te drinken en de boekenbijlage van de krant te lezen. Ook lezen is een activiteit die ingepland wordt als het druk is. Een boek verdient het niet gelezen te worden in ontelbare stukken en brokken. Bewuste leesmomenten garanderen een positieve leeservaring. Al is het soms verleidelijk om me letterlijk op te sluiten in mijn werkbubbel, sociaal contact helpt ook om de zinnen te verzetten. Na wat ontspanning ga ik des te productiever aan de slag. Tijd maken om te koken en te eten is voor mij ook prioritair. Goed eten geeft weer energie om verder te gaan.

Haast en spoed zijn ook in tijden van een overvolle agenda zelden goed. Elke minuut is kostbaar, maar dat betekent niet dat je in een constante modus van gehaastheid moet verkeren. Integendeel. Diverse vormen van lompheid en impulsiviteit loeren dan om de hoek. Zo sloeg ik deze week de deur van de fietsenstalling zo enthousiast dicht dat mijn sleutelbos ertussen geklemd zat en ik bijgevolg dus eens goed moest in- en uitademen om dit euvel de wereld uit te helpen. Dat momentje van helder nadenken loonde. De positivo in mij probeert ook de essentie van mindfulness te bedrijven in het dagelijks leven. Bewust bezig zijn dus met wat je doet. In het moment leven. Blij zijn met mijn werk en de bezigheden die ik heb. Als mijn benen moe zijn op de fiets, dan concentreer ik me bijvoorbeeld op de muziek in mijn oren of ik neem de omgeving rond mij op. De herfst levert mooie mind pictures op. Geen gebrek aan verwondering. Van lopen word ik gelukkig, zei ik dat al?

Van nature ben ik een goede organisator, maar minstens een even goede uitsteller. Ik onderneem soms pas grondige actie als de deadline in mijn nek hijgt. Natuurlijk draait mijn planning soms dus ook hopeloos in de soep. Op momenten dat het water me echt aan de lippen staat, ga ik eens bij mijn katten te rade: mijn persoonlijke zenmasters en slapende hoopjes gelukzaligheid. Het is niet toevallig dat er tegenwoordig zoveel zelfhulpboeken verschijnen waarin katten het ultieme voorbeeld van een stressvrij leven zijn. Tot een duif hun blikveld betreedt.

De blog – Hoera voor blogpost 42!

Op vrijdag 13 juli 2018 ging mijn blog online en verscheen het eerste bericht op jokeloopt. Dit is bericht 42: een symbolisch getal op mijn persoonlijke marathonmedium, jullie begrijpen dat wel. 42 berichten op ruim 10 weken tijd… Ik durf hieruit te concluderen dat ik snel uit de startblokken ben gevlogen. Al zal dat mijn trouwe lezers niet echt verbazen. Bij mij is het wel vaker alles of niets. Een blog beginnen om daar elke maand iets op te publiceren, vind ik de moeite niet waard. Dat ik dit tempo niet eeuwig blijf volhouden, is een zekerheid. Hoog tijd voor een moment van zelfreflectie.

Creatieve projecten pakken zelden helemaal uit zoals je voor ogen had. De blog in mijn hoofd was praktischer van aard. Mijn blessureleed was in het voorjaar nog vers en pijnlijk. Schrijven en delen zou soelaas bieden. Dat draaide allemaal net even anders uit. Mijn looptrainingen schoten vanaf juli als paddenstoelen uit de grond. Ik had de verhalen maar te plukken en kon de kleurrijke oogst delen. Geen blog als pleister op de wonde dus. Ik besefte dat ik weinig zou kunnen toevoegen aan het praktische verhaal rond lopen en ging voluit voor mijn eigen verhaal. Misschien soms een vreemd en onsamenhangend verhaal vol kronkels, maar wel helemaal hoe ik in het leven sta. Toen ik in augustus ook nog eens de mountainbike herontdekte, ontstonden er sportieve plannen van een heel andere aard. Een overdaad aan stof tot schrijven!

Ik was aanvankelijk ook niet van plan om iets met boeken te doen op mijn blog. Het begon met een subtiele boekentip in de kantlijn. Daarna begon ik pagina’s te creëren en bedacht ik dat het wel handig zou zijn om hier een online boekenlijstje te publiceren voor geïnteresseerden. Dat kon wel wat opsmuk met foto’s gebruiken. Voor ik het goed en wel besefte, trok ik op een hete zomerdag met een zware tas vol boeken naar het bos en stond ik schaamteloos boeken te fotograferen in allerlei composities. Daags nadien deed ik dat nog eens over, want de foto’s konden beter. De zomer slaagde niet alleen op sportief vlak met vlag en wimpel, maar ook op literair. En zo werd nog meer stof tot schrijven geboren!

Foto’s? Daar zou ik toch niet aan meedoen? Ook dat pakte wat anders uit. Het bos is een dankbaar decor en het schitterende zomerlicht zorgde ervoor dat ik zelfs met mijn oude iPhone en zonder bewerking een – naar mijn normen – behoorlijk resultaat kon bekomen. Het bleef niet bij een bosuitstap met boeken, maar ik zeulde ook eens vijf paar schoenen en zo’n vijftien paar Stance sokken mee om op de gevoelige plaat te verenigen, nadat ik enkele weken daarvoor mijn familieleden al een fotoshoot had opgelegd. Mijn eigen woning met gestructureerde boekenchaos bleek verrassend veel decormogelijkheden te bieden. En voor wie het zich zou afvragen: als ik in huis foto’s maak, moet ik meer moeite doen om mijn katten niet op de foto te krijgen dan wel.

Ik vergeleek mijn blog eens met een online hobbykamertje waar ik kan uitstallen wat ik aan de wereld wil tonen. Die 42 blogposts kwamen echter niet uit de lucht vallen. Ik haal veel plezier uit het bedenken, plannen en uiteindelijk schrijven van mijn teksten, maar dat vraagt ook behoorlijk wat tijd. Als ik mezelf niets opleg, dan gebeurt er naar mijn zin te weinig. Ja dus, ik heb ook al gestrest over mijn blog. Het blijft een gekke gedachte om actief bij te dragen aan het wereldwijde web. Vooralsnog heeft schrijven enkel een positieve invloed gehad op mijn belevenissen. Op naar een volgende reeks van 42 berichten!

Een speciale merci aan Frea, die mijn laatste blogtwijfels wegnam en mij een groot compliment gaf!
Een bijzondere dankjewel aan mijn familie voor de tonnen inspiratie!
Bedankt lieve en trouwe lezers om mijn verhalen te volgen. Bedankt voor jullie warme reacties online en in het echt!